תקציב הכנסות ועלויות כ"א 2019: הפעם בונים אותו אחרת

הילה אור || מלונאות בעולם החדש

חיידק? בועה? אינקובטור? אנחנו חיים בעולם משל עצמנו וגאים להיות בו. אנחנו נותני השירות הבלתי מעורערים, העובדים שהכי נשחקים וללא צל של ספק, בעלי סדר עדיפויות דפוק למדי. אנחנו נעדיף את האורח הישראלי (מתובל בווריד בולט במצח אם אפשר), על פני ביקור אצל אמא שלנו, אנחנו נגיע למלון באמצע הלילה ונפגין תושייה בפיג'מת פלאנל בכדי לסלק את מסיבת הרווקים שהפכה לבית בושת בקומה ה-11 ואנחנו נהיה ההורים הכי גאים בעולם כשהבן שלנו מגיע לבקר בהפתעה באמצע אוגוסט אבל רגע, אנחנו כבר איתך וחוזרים אחרי 30  דק' כשמחלקת הביטחון עדיין מנסה להפריד בין הצרפתי לבריטי שרבים על מיטת השיזוף בבריכה.

פתאום קלטתי שזו השנה הראשונה בה אני לא בונה תקציב הוצאות והכנסות למלון. תבינו, מלבד העובדה שאני מכורה לענף שלנו, אני מכורה לא פחות להרגשת הסיפוק המטורפת בסוף שנה כשהתמונה החד משמעית מתבהרת- הצלחתי להגיע מעל ליעדים שהצבתי לעצמי.

איך עשיתי את זה ואיך גם אתם יכולים לעשות את זה?

ראשית, תנו לבריטי לנצח. הוא תמיד עושה את זה בסטייל מאשר הצרפתי שחייב קהל.
שנית, הכנה הכנה הכנה! לא סתם אומרים שההכנה היא החברה הטובה ביותר של ההצלחה.

באוקטובר לפני שנה, בניתי לגמרי לבדי תקציב הכנסות והוצאות כח אדם למלון. זו הייתה השנה השנייה שעשיתי זאת. בשנה הראשונה, רק עברתי מהתפעול לצד המספרי ותוצר מספרי מושלם, היה כמעט כמו גיחה קטנה בגיהנום.
הצד השכלתני במוח שלי, אותו אחד שאחראי לאמת ש-2+2 באמת שווה 4,  החליט לצאת לחופשה ולחזור מתישהו בסוף ינואר, כשהנבואה של החודש הראשון מגשימה את זה עצמה מבלי לצפות אותה מראש.
הייתי מוצאת את עצמי יושבת מול גיליון אקסל פתוח ומתחילה לעצב את השורות השונות- באיזה גופן זה יהיה? באיזה צבע? באיזה גודל? כמה עמודות? בסופו של דבר עליתי על זה!
אפור בהיר מסתדר ויזואלית ממש טוב עם תכלת. אמיתי. זו התוצאה היחידה שהייתה לי אחרי שעות של רביצה. אם זה היה מספיק טוב לבעלים? בספק.

אחרי שהבנתי שאני לא הולכת לשנות מקצוע ממנכ"לית המלון למעצבת מוצרים דיגיטליים, הבנתי שאני חייבת לשנות אסטרטגיה מאסטרטגיית בהייה לאסטרטגיית עשייה.
אז מה בכל זאת עושים? חוץ מללכת ולשתות אספרסו כפול חזק שיעזור לי להגיע חזרה לתוצאה ש2+2= 4?

מתחילים לאסוף נתונים:

כבר מרגיש יותר מסודר לא? אז זהו שלא. כי אף אחד לא באמת בנה תקציב הכנסות וכח אדם מסודר לפני כן ולכן כל הנתונים הם בחצאי נתונים. חלקם רשומים, חלקם לא ויאללה, בואו נתחיל להרכיב את הפאזל. אגב, בדיוק ברגע הזה, כל שרציתי היה לחזור ולשחק עם צבעי האפור והתכלת.

אז אחרי שהקדשתי חודש שלם לפגישות, סיעור מוחות ומסקנות שנת 2018, הצלחתי סוף סוף להכניס גם מלל ומספרים לתבנית האפורה-כחולה שלי:

דוג' לתקציב עלויות כח אדם:

התמונה להמחשה בלבד ולא מייצגת תקציב אמיתי.
הבהרה: כל מלון לגופו בהתחשב בפלחי השוק שלו, המחיר הממוצע שלו ותמהיל המחלקות שלו.

איך הגעתי לתבנית הזאת אתם שואלים?
בצורה די פשוטה למען האמת.

נניח שאתם רוצים לבנות תקציב כח אדם למחלקת המשק שלכם. בדקו כמה משרות מונה המחלקה (כולל עובדי קבלן), בדקו מה עלות המעביד השעתית (כולל תנאים סוציאליים) ותכפילו במס' השעות למשרה מלאה. לדוג':
20 עובדים X 50 ₪ לשעה X 182 שעות= עלות המחלקה הינה 182,000 ₪.

לאחר שהעברתם את הכל לגיליון אקסל שיעשה לכם את החיים פשוטים יותר, תוכלו לחשב באחוזים מה היא עלות השכר ביחס להכנסות. תוצאה טובה תהיה אחוז שעומד בין 32%-35%. פחות מזה, תוצאה בכלל מדהימה.

דוג' לתקציב הכנסות:

התמונה להמחשה בלבד ולא מייצגת תקציב אמיתי.
הבהרה: כל מלון לגופו בהתחשב בפלחי השוק שלו, המחיר הממוצע שלו ותמהיל המחלקות שלו.

להגיע למספרים האלו זה יחסית קל יותר מאשר לתכנן את תקציב הוצאות כח האדם.
ראשית, קיימת ההיסטוריה של המלון והנתונים המשתנים לשנה הבאה הם תאריכי החגים והאירועים השונים. אם למשל פסח נפל באפריל 2018 וב-2019 הוא נופל במרץ, יש לזה חתיכת השפעה על התקציב.
שנית, לכל מלון יש מנהלי מכירות שהם חיות שטח ויוכלו לתת הערכה לגבי התנהלות השוק. מה גם שהכי נכון להשוות את התקציב של שנת 2018 ליעדים בפועל. יש סטייה לרעתכם? צריך לעשות בדק בית. משהו לא עבד. המחיר גבוה? חלוקת פלחי השוק לא מדויקת? אולי זה בכלל לא בחדרים אלא באירועים? אולי צריך לשנות תפריטים? להוריד עלויות מזון?
הסטייה היא לטובתכם? מדהים! שימו את האצבע בדיוק מה גרם לכך ותעשו עוד ממנו. עוד הרבה ממנו.

נו בסדר, אז יש לנו קובץ אקסל מפונפן בצבעי אפור ותכלת. עכשיו מה?

ה-אני מאמין שלי הוא להתייחס לכל מחלקה כיחידה של רווח והפסד. לחבור את המנהל אליכם ולגרום לו להיות שותף לבניית תקציב הוצאות כח אדם ובסופו של יום- להסכים עליו יחדיו ולהתייחס לתקציב כאל אמצעי להשגת המטרה המשותפת. יותר מזה, לתגמל את המנהל היה והצליח להגיע לתקציב. לתגמל אותו כפליים היה והצליח לחסוך ממנו.

מנהל שתגרמו לו להרגיש חלק, הוא מנהל שתגרמו לו להרגיש משמעותי ושייך. כשהוא ירגיש משמעותי ושייך, הוא ירצה להוכיח לכם שהוא יכול להגיע ליעדים שהצבתם יחדיו.
דמיינו את העתיד המיטבי בו כל המנהלים שלכם מגיעים ליעדים שלהם עצמם וכתוצאה מכך, המלון מגיע ליעד שאתם בעצמכם הכתבתם.

איזו מישהי הזכירה "סיפוק" בתחילת הפוסט. הלכתי להגיד לה שכנראה יש דברים בגו.